三者面談の断り方＆日程変更の伝え方｜保護者に失礼なく伝える例文集

学校では定期的に実施される三者面談。
しかし、保護者から「どうしても参加できない」「別日でお願いしたい」といった連絡を受けることもあります。
そんな時、先生としてどのように対応すれば失礼なく、円滑にやり取りできるのでしょうか？

この記事では、三者面談をやむを得ず断る場合の例文や、日程変更をお願いする際の伝え方を、メール・連絡帳・電話それぞれのパターンで紹介します。

三者面談の断り方（保護者からの申し出に対して）

①メール・連絡帳での返答

件名：三者面談についてのご連絡

〇〇様

お忙しい中、ご連絡をいただきありがとうございます。
三者面談の日程につきまして、今回のご都合がつかないとのこと、承知いたしました。

今後の対応について改めてご相談させていただければと思います。
何かご希望がございましたら、お気軽にお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇学校　〇〇（担任名）

②電話対応時の一言

「ご連絡ありがとうございます。ご都合が合わないとのこと、承知いたしました。差し支えなければ、今後の面談方法や日程について、また改めてご相談させていただいてもよろしいでしょうか？」

三者面談の日程変更をお願いする時

①メールでの伝え方

件名：三者面談日程変更のお願い

〇〇様

お世話になっております。〇〇（担任名）です。
三者面談について、日程の変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。

当初予定しておりました〇月〇日（〇）ですが、都合により以下のいずれかの日に変更をお願いできないでしょうか？

・〇月〇日（〇）〇時〜
・〇月〇日（〇）〇時〜

ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、ご都合のよい日がございましたらご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇学校　〇〇（担任名）

電話対応時の言い回し

「大変申し訳ないのですが、当初ご案内した面談日程を変更させていただきたく、ご相談のご連絡を差し上げました。ご都合のよい日時がありましたら教えていただけますか？」

保護者から日程変更をお願いされた場合の返信例

件名：三者面談日程について（ご返信）

〇〇様

三者面談の日程につきまして、ご連絡をいただきありがとうございます。
以下の候補日をご用意しておりますので、ご都合の良い日をお知らせいただけますでしょうか。

・〇月〇日（〇）〇時〜
・〇月〇日（〇）〇時〜

ご希望に添えるよう調整いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇学校　〇〇（担任名）

まとめ

三者面談のやりとりでは、相手の都合を尊重しつつ、誠意を持って丁寧に伝えることが大切です。
特に変更や辞退の連絡に対しては、「了承する」「別途相談する」など、前向きな姿勢を伝えると安心感を与えることができます。